Flexsoft

Disponible à partir de la version 16.3, ceci étant un module séparé, veuillez nous contacter pour l'activer

Question

Utilisation de l'Online portal

Solution

Se connecter

Vous pouvez vous connecter en vous dirigeant vers l'URL fourni par le bureau ou éventuellement par le site web du bureau (ceci dépend du bureau

Dans le dialogie vous entrez votre propre login et mot de passe. Vous avez également la possibilite de modifier la langue:

Continuez avec 'Login'. Si les données sont correctes vous verrez immédiatement les dossiers auxquels vous avez accès, par exemple:

Si vous n'avez pas de login vous pouvez le demander en cliquant le bouton 'Demande de login':

Introduisez vos données personnelles et choisissez un mot de passe. A ce moment un mail est envoyé au bureau qui peut traiter votre demande et éventuellement vous donner accès au portail.

Si vous disposez d'un login mais vous ne vous souvenez plus du mot de passe, vous pouvez demander un nouveau mot de passe en cliquant le bouton 'Mot de passe oublé':

Vous recevrez un mail avec un nouveau mot de passe. Copiez ce mot de passe afin de vous logger. Après vous pouvez le modifier de la façon suivante:

Aperçu dossiers

Comme mentionné avant vous verrez l'aperçu des fiches dossiers accessibles immédiatement après le login:

Dans ce dialogue vous pouvez faire plein de choses, vous pouvez naviguer les fiches dossier avec les boutons en bas:

En haut à gauche vous pouvez faire une 'recherche rapide', vous permettant par exemple de localiser un ou plusieurs dossiers à l'aide d'un mot-clé:

Vous avez également la possibilité de faire une recherche rapide, cliquez sur le bouton 'Recherche avancée' et introduisez vos paramètres.

Vous pouvez modifier l'aperçu à l'aide des options 'Colonnes' et 'Tri avancé' ou en cliquant sur l'en-tête des colonnes

Supposons que souhaitez trier par dossier, cliquez sur la flêche dans l'en-tête:

L'option 'Export' vous permet d'imprimer l'aperçu visualisé ou de l'exporter vers PDF ou XLS:

Dans la colonne 'Etat' vous voyez l'information la plus récente de l'état du dossier. Vous pouvez visualiser l'historique complète en cliquant la première colonne:

Documents publiés

S'il y a des documents publiés pour le dossier vous pouvez les regarder en cliquant le bouton concerné dans l'aperçu des dossiers.

En cliquant sur le nom du fichier le document sera téléchargé et peut être visualisé ou imprimé par l'utilisateur.

Factures

Vous pouvez également consulter et télécharger les factures publiées à partir de l'aperçu des dossiers en cliquant sur le bouton concerné.

Envoyer mail

Dans l'aperçu vous verrez une colonne complètement à droite, vous permettant d'envoyer un mail pour la fiche vers le bureau. Le dialogue suivant sera ouvert:

Ecrivez le mail et cliquez sur Envoyer.

En tant qu'administrateur

Paramètres

Quelques données de bureau qui sont utilisées entre autres pour la communication et mise en page de votre portail peuvent être modifiés:

Les autres paramètres  comme le serveur SMTP et le protocol mail doivent être introduits dans Themis.

Utilisateurs en ligne

Le portail en ligne vous offre également l'option de gérer les utilisateurs:

Logging

Chaque connexion, demande d'aperçu de dossiers, documents,... est loggé dans une table centrale (sc_log). Vous pouvez consulter ce logging en tant que administrateur: